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LA ADMINISTRACIÓN

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

• Planificar: Es el proceso que comienza con la visión de la organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA).

• Organizar: Responde a las preguntas de, ¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cúando? se va a realizar; mediante el diseño de Proceso de negocio.

• Dirigir: Es la influencia, persuasión que se ejerce por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de Toma de decisiones.

• Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión.

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto es aplicable a Empresas privadas y públicas; Instituciones públicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales; fundaciones, etc; y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.

ENFOQUES TRADICIONALES. Teoría Clasica

Los pioneros en desarrollar trabajos respecto a la Administración fueron Frederich Winslow Taylor y Henry Fayol. A Taylor se le conoce como Padre del Movimiento Cientifico, desarrollo hipótesis para mejorar procedimientos y formas para trabajar, denominadas por el "científicas", concluyendo:

  

• No existe ningún sistema efectivo de trabajo.
• No hay incentivos económicos para los trabajadores.
• Decisiones tomadas militarmente y empíricamente más no por conocimiento científico.
• Trabajadores incorporados a su labor sin tener en cuenta habilidades y aptitudes.

Propuso: Selección científica y preparación del operario, establecimiento de estándares de producción, incentivos salariales, planificación centralizada, estudio de la fatiga humana, diseño de cargos y tareas, adecuación de condiciones ambientales del sitio de trabajo y la supervisión funcional del trabajo.

 

Fayol se caracterizaba por hacer énfasis en la estructura y en las funciones que debe tener una organización para lograr la eficiencia. Dentro de sus aportes están, los principios generales de la administración:

1.     División del trabajo, especialización de tareas y personas para aumentar la eficiencia.

2.     Autoridad y responsabilidad

3.     Disciplina

4.     Unidad de mando, cada empleado debe recibir ordenes de un solo jefe.

5.     Unidad de dirección, debe haber un jefe y un plan para cada grupo de actividades que tengan el mismo objetivo.

6.     Interés general sobre el individual.

7.     Remuneración del personal.

8.     Centralización, concentración de la autoridad en la cúpula de la organización.

9.     Jerarquía, línea de autoridad que va del escalón más alto al más bajo.

10. Orden, un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

11. Equidad, amabilidad y justicia para conseguir lealtad del personal.

12. Estabilidad del personal.

13. Iniciativa, visualizar un plan y asegurar su éxito.

14. Espíritu de equipo, armonía y unión.

Fayol destaca que toda empresa cumple con las siguientes funciones básicas:

• Funciones técnicas (producción de bienes y servicios de la empresa).
• Funciones comerciales (compra, venta o intercambio).
• Funciones financieras (relacionada con la búsqueda y gerencia de capitales)
• Funciones seguridad (protección y preservación de los bienes y las personas).
• Funciones contables (inventarios, registros, balances, costos y estadísticas).
• Funciones administrativas (coordinan y sincronizan las demás funciones y están siempre por encima de ellas)

Teoría Humanistica

Surge a mediados del siglo XX y tiene sus orígenes en Estados Unidos. Modifico la concepción de la administración al afirmar que la productividad no es problema de ingeniería, sino problema humano, "el elemento humano es lo más importante de la empresa. Considera que las eficiencias en las organizaciones se alcanza a partir de las condiciones medioambientales y la motivación al trabajador y a los grupos.

Sus mayores tratadistas están George Elton Mayo, Mary Parker Follet, Douglas McGregor.

El fundamento del enfoque humanístico se orienta a

• El análisis del trabajo y la adaptación del trabajador al trabajo.
• Adaptación del trabajo al trabajador.
• El comportamiento social de los trabajadores.
• La importancia de las recompensas y las sanciones sociales en el trabajo
• El papel de los grupos informales en la actividad de la conducta de los trabajadores.
• La importancia del contenido del cargo en el desempeño de los trabajadores.

Teoría Neoclásica

Destaca en la practica de la administración el logro de objetivos y resultados. Se le conoce como la teoría del procesos administrativo (planeación, organización, dirección y control) el cual toma como base para lograr la eficacia de la empresa.

El fundamento del enfoque neoclásico se orienta a:

• Considera la eficacia es decir los resultados.
• Busca la mejor forma para alcanzar los resultados planeados.
• Enfoque abierto a nuevas ideas que lleven a la empresa a lograr los resultados trazados.
• La empresa debe estar estructurada y orientada en función de los objetivos.

Teoría Sistemica

Sus principales tratadistas: Daniel Katz y Robert Kahn. Considera la empresa como un sistema conformado por un conjunto de partes que se interrelacionan e interactúan, pero enfatizan sobre la influencia del entorno en las actividades de las organizaciones.

La modificación en uno de sus factores afecta a todas las organizaciones. El fundamento se orienta a:

• Conocimiento de los recursos que provee el entorno.
• Conocimiento de las interacciones de factores internos y la afectación que causa la alteración de uno sobre otro.
• El conocimiento del entorno determina la eficacia de la empresa.

Teoría Burocrática

Sus principales tratadistas: Max Weber, Robert Merton, entre otros.  Una burocracia debe manejarse mediante normas escritas, basarse en la división sistemática del trabajo y fijar reglas para el desempeño en cada grupo.

Las características de la burocracia como forma de administración de las organizaciones son:

• Carácter legal de las normas, reglas y procedimientos previamente establecidos por escrito
• Carácter formal de las comunicaciones escritas.
• División sistemática del trabajo fundamentado en la racionalidad.
• Las actividades se desarrollan en términos de cargos y funciones y no de las personas involucradas.
• Los cargos se establecen según los principios de jerarquía.
• Las actividades de los diferentes cargos se deben realizar según procedimientos estandarizados.
• Las personas que administran no deben ser los propietarios.
• Debe haber profesionalización de los participantes.
• Los funcionarios deben actuar de acuerdo con las normas y procedimientos para alcanzar la máxima eficiencia.

Teoría Cuantitativa

Denominada teoría matemática, sus promotores fueron: Herbert A. Simón y J. Von Newman. Este enfoque aparece ante la indispensable necesidad de lograr mensurabilidad. Las organizaciones requieren medir, evaluar y precisar un fenómeno.

En esta teoría aparecen la aplicación de la estadística a la administración, modelos de optimización, modelos de información y simulación como la teoría de juegos por computador aplicados a las administración, la econometría entre otros, lo cual contribuye a las toma de decisiones gerenciales.

ENFOQUES MODERNOS DE LA ADMINISTYRACIÓN: Administración Japonesa Teoría Z

También denominada administración Japonesa, desarrollada por: William Ouchi y Richard Pascale. Promueve una mayor relación entre la empresa y el trabajador ya que este es considerado como parte fundamental de la compañía y por otra parte la empresa es una parte muy importante en la vida del trabajador, ya que a ella dedica gran parte de su tiempo y de ella obtiene su sustento.

Esta teoría se basa  en la concepción de que el empleado debe ser considerado un elemento fundamental dentro de la organización y su aporte laboral un recurso importante y fundamental para la misma, esto conlleva a que se presenten ciertas condiciones especiales como la confianza, el trabajo en equipo, el empleo de por vida, las relaciones personales estrechas y la toma de decisiones colectiva.

Administración de la Calidad Total

Sus promotores W. Eduards Deming y Joseph M Juran y Philip B. Crosby. El fundamento de esta teoría se soporta en la convicción de que todo aspecto en las organizaciones es susceptible de mejora continua.
En los últimos años, en un mercado globalizado, la calidad es un factor estratégico imprescindible para que las empresas sean competitivas, razón por la cual deben optar por hacer de los estándares de calidad una filosofía en la organización. basada en la cultura de la calidad.

En este sentido, deben girar en torno a los estándares internacionales de calidad y a las normas ISO, y por ende lograr las certificaciones según la norma ISO, que son estándares de calidad reconocidos internacionalmente.

Reingeniería

Método mediante el cual en función de las necesidades del cliente, se rediseña radicalmente los procesos principales de negocios, de principio a fin, con el objetivo de alcanzar mejoras espectaculares en medidas criticas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.

La reingeniería significa una revolución en la forma de administrar la empresa, su éxito no se basa en mejorar lo existente sino en olvidar como se hacían las cosas y diseñarlas de nuevo. Se dice que la reingeniería es voltear la pagina anterior e iniciar una en blanco.

Los factores claves del concepto son:

• La orientación hacia los procesos.
• El cambio radical.
• La magnitud de los resultados esperados.

Tiene como beneficios:

• Procesos sencillos fáciles de administrar y controlar.
• Menores costos por reducción o eliminación de duplicidad de funciones.
• Mayor satisfacción de los clientes, como resultado de un mejor desempeño en las áreas criticas y estratégicas del negocio.
• Mejor imagen de la empresa ante el mercado.
• Oportunidades de aumentar ventas.

Benchmarking

Es el proceso continuo de medir productos, servicios y practicas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como lideres en la industria.
El benchmarking ha sido presentado como una herramienta para mejorar las practicas en las empresas y llegar a ser más competitivas dentro de un mercado cada vez más difícil.
El benchmarking es un proceso sistemático que permite:

• Medir los resultados de otras organizaciones con respecto a los factores clave de éxito de la empresa.
• Determinar como se consiguen esos resultados.
• Utilizar esa información como base para establecer objetivos y estrategias e implantarlos en la propia empresa.

Los aspectos a analizar del Benchmarking son:

• CALIDAD: se refiere al nivel de valor creado de los productos para el cliente sobre el costo de producirlos.
• PRODUCTIVIDAD: Es la búsqueda de la excelencia en las áreas que controlan los recursos de entrada y la productividad puede ser expresada por el volumen de producción y el consumo de recursos los cuales pueden ser costos o capital.
• TIEMPO: Flujos más rápidos en ventas, administración, producción y distribución y han recibido una mayor atención como un factor potencial  de mejora de la productividad y la competencia.

Outsourcing

Es una herramienta tanto táctica como estratégica para afrontar las dimensiones de un entorno caracterizado por cambios, tendencias y mercados cada vez más globalizados e internacionalizados.
Consiste en el proceso por el cual una empresa, contrata a otra para la realización de ciertos servicios o el desarrollo de procesos y productos importantes para la organización, con el fin de concentrarse en aquellos que le son más productivos.
Tiene las siguientes ventajas para la empresa:

• Reducción de costos.
• Responder a las exigencias del mercado.
• Concentrarse en procesos y productos que son más productivos.
• Rediseña procesos.
• Genera ventaja competitiva.
• Acceso a mejor tecnología y sistemas de información
• Maximizar el rendimiento de la empresa.